Oculta los datos obsoletos: Registros desactivados

Los Registros Desactivados son una nueva característica muy interesante de las aplicaciones Productor.

Permiten desactivar registros que ya no utilizamos para evitar molestias y equivocaciones a los usuarios.

Ya existe un artículo técnico publicado en uno de los boletines de noticias anteriores, pero pensamos que esta característica es muy importante y útil para los usuarios y queremos darle más visibilidad incluyendo esta entrada en el blog técnico.

Puede descargar este artículo en PDF mediante este enlace.
Los registros que pueden desactivarse son:

• Clientes
• Proveedores
• Acabados
• Artículos
• Acreedores
• Trabajadores.

Ocurre en muchas ocasiones que un registro ya no deseamos volverlo a utilizar, pero no es posible eliminarlo porque tiene información relacionada (documentos de compras o ventas).
Para solucionar esta problemática hemos desarrollado la herramienta de Registros Desactivados.

Una vez desactivado un registro ya no aparece en las búsquedas ni en la lista inicial de registros del formulario correspondiente.

Niveles de desactivación

Existen 3 niveles de desactivación, configurables para cada registro:

• Desactivar Búsquedas
  El registro no aparecerá en la pantalla de búsquedas (al usar el botón de la lupa)
• Desactivar Introducción Manual
  El usuario no podrá introducir el código del registro directamente cuando se le solicita en cualquier pantalla de la aplicación.
  Ejemplo: si desactivamos el cliente 00003, el usuario no podrá introducir directamente el código 00003 en la pantalla de presupuestos.
• Desactivar en Lista de Registros
  El registro no aparecerá en la lista de registros inicial del formulario correspondiente.
  Ejemplo: si desactivamos el cliente 00003, éste cliente no aparecerá en la lista del mantenimiento de clientes (Ficheros…Clientes…Clientes)

Cómo desactivar registros

La herramienta para gestionar los registros desactivados está en Utilidades…Registros desactivados.
Se compone de dos pestañas:

1. Registros Desactivados

Muestra una lista de los registros desactivados actualmente.

El desplegable Tabla permite filtrar la lista de registros desactivados, para mostrar solamente los registros desactivados de una tabla concreta (clientes, proveedores, etc.)

El botón Editar permite modificar la configuración del registro desactivado seleccionado actualmente.

El botón Eliminar elimina el registro desactivado seleccionado actualmente, es decir, el registro deja de estar desactivado.
Esta acción no afecta en nada más al registro original.

2. Desactivar Registro

Para desactivar un nuevo registro, acceda a la pestaña Desactivar Registro.

Seleccione la tabla correspondiente (Clientes, Proveedores, Artículos, etc.)
Indique el código del registro a desactivar, o bien utilice la búsqueda para localizarlo.
Marque las opciones de desactivación deseadas:

• Desactivar búsquedas
• Desactivar Introducción Manual
• Desactivar en Lista de Registros

Mostrar registros desactivados en la Lista de Registros

En alguna ocasión puede interesar mostrar en la lista de registros inicial los registros que han sido desactivados.
Para este propósito existe el botón Mostrar/Ocultar registros desactivados en la lista de registros:

Permisos para mostrar/ocultar registros desactivados

Si dispone del módulo de Control de Acceso de Usuarios, puede configurar los usuarios que tienen acceso al botón de mostrar/ocultar registros desactivados.

Puede configurar este permisos en la pestaña de Permisos, en la rama Otros Elementos…Registros Desactivados, configurando Acceso o No Acceso, según corresponda.