Hemos rediseñado la pantalla de configuración de la aplicación para hacerla más intuitiva, sencilla y mejor organizada.

El acceso a la configuración de la aplicación sigue estando en Ficheros...Otros...Configuración del programa.

Secciones de configuración

Las pestañás situadas a la izquierda de la pantalla dan acceso a las principales secciones de configuración.

Las 3 primeras secciones, Programa, Documentos, Empresa dan acceso a las configuraciones más comunes y básicas de la aplicación.

En algunas de las secciones existen varias pestañas de configuración, situadas en la parte superior:

Opciones

La sección Opciones permite configurar y personalizar gran cantidad de parámetros y comportamientos.

Si tienes dudas sobre el comportamiento y las consecuencias de activar alguna de las opciones, contacta con soporte y te ayudarán realizar la configuración.

La pestaña Opciones consiste en una serie de parámetros a configurar, organizados en categorías según el área de la aplicación a la que afectan.
Para modificar la configuración de estas opciones, sigue estas instrucciones:

Selecciona la categoría deseada en la lista desplegable Categoría de Opciones y en la rejilla situada en la parte inferior aparecerán las opciones pertenecientes a dicha categoría.

A continuación, en la columna Valor selecciona el valor deseado para cada una de las opciones.

Configuraciones avanzadas

La sección Avanzadas da acceso a configuraciones avanzadas de la aplicación.
Algunas de ellas son específicas de algunos de los módulos adicionales disponibles de forma opcional.

En la situación económica actual cobra especial importancia la correcta gestión de cobros y pagos, así como disponer de información relevante sobre esta sección de la empresa.

Con este principio en mente, hemos mejorado la gestión de tesorería y hemos incorporado mejoras a los listados existentes.
Así mismo hemos incorporado nuevos informes que nos ofrecen información importante:

Periodo medio de cobro / pago

Se trata de dos informes individuales, uno para cobros y otro para pagos, que nos indican el periodo medio real de cobro/pago, los días medios de vencimiento, y el importe que estamos cobrando/pagando para cada periodo en días.

Estos nuevos informes están disponibles desde Utilidades...Informes y estadisticas... Informe cobro-pago, seleccionando en Tipo de Listado el correspondiente Informe de Cobros o Informe de Pagos.

Es posible filtrar por multitud de criterios: fechas, vencimientos, cliente, números de facturas, serie, tipo de remesa.

Un ejemplo del informe de cobros:

La columna Ponderacion días indica el número de días medio de desviación sobre el vencimiento previsto.
En el ejemplo previo, el valor 3,99 para el periodo "<30 días", indica que para los efectos con vencimiento menor a 30 días, la desviación media sobre el vencimiento previsto ha sido de 3,99 días, es decir, 3,99 días de retraso.

Cash-flow

Una información de vital importancia es el cash-flow o flujo de caja, es decir, la comparativa entre los cobros y los pagos.

El nuevo informe cash-flow muestra un comparativo mes a mes de los cobros y los pagos totales.

Está disponible desde la misma opción que los informes anteriores: Utilidades...Informes y estadisticas... Informe cobro-pago, seleccionando en Tipo de Listado el Informe Cash-flow.
También podemos usar los filtros para limitar la información a incluir en el informe.

En la versión 2010 de nuestras aplicaciones Productor hemos incorporados novedades y mejoras en cuanto a la gestión de Tesorería, es decir, gestión de cobros y pagos.

Impagados

La gestión de impagados ahora es más sencilla e intuitiva.

Es posible registrar impagados para efectos cobrados a través de un apunte en caja (introducción de cobros estándar) o bien cobrados a través de una remesa marcada como cobrada.

Registro de un impagado

Para registrar un impagado accede a la pantalla de gestión de cobros en Ventas... Control de cobro... Control de cobro.
A continuación selecciona el Tipo de Remesa deseado, o bien usa el botón T para mostrarlos todos.

Como estamos registrando un impagado, el efecto en cuestión ya no estará pendiente por lo que para localizarlo debes desmarcar la casilla Sólo cobros Pendientes.
También puedes utilizar el resto de filtros (vencimientos, cliente, nombre del cliente) como ayuda para localizar el efecto impagado.

A continuación selecciona el efecto que deseas marcar como impagado y haz click sobre el botón Introducir Cobros.
En la parte inferior de la pantalla de introducción de cobros aparece la lista de cobros anteriores introducidos para este efecto.
(recuerda que para un efecto o cobro pendiente es posible introducir múltiples cobros parciales, por eso los cobros anteriores son una lista)

Selecciona el cobro a marcar como impagado y pulsa el botón Impago.
Registra la fecha del impago.
Puedes registrar los gastos de impago (gastos repercutidos por el banco) y los gastos renovación (gastos de gestión internos).

Pulsa el botón Introducir para introducir el impago.
Si has indicado gastos de impago o renovación la aplicación pregunta si deseas repercutir dichos gastos en el importe del efecto. En caso afirmativo, el importe del efecto queda modificado, aumentado por los gastos.

El efecto queda modificado, pasa a estado IMPAGADO y su importe pendiente refleja la cantidad pendiente de pago teniendo en cuenta el impago y los gastos registrados.

Si volvemos a editar el efecto mediante el botón Introducir Cobros es posible observar el histórico del cobro original y el impago.
De esta forma la trazabilidad de los cobros y los impagos está asegurada:

El importe del impago es una cantidad negativa.
Esto es así para que la suma de los importes de los cobros coincida con el importe total cobrado para un efecto.
En el ejemplo presentado: 1166,94 + (-1166,94) = 0, es decir el total cobrado para este efecto es cero.

Eliminar un impago

Es posible eliminar un impago.
Desde la pantalla de Introducir Cobros, selecciona el impagado en la lista de cobros anteriores que aparece en la parte inferior.
Utiliza el botón para eliminarlo.
El efecto vuelve a estado Cobrado y su importe queda actualizado según su detalle de cobros.

Estado

Los efectos o cobros pendientes pueden presentar uno de estos estados:

• Pendiente: es su estado inicial cuando son generados a partir de una factura
• Cobrado: cuando introducimos el cobro cambia a este estado 
• Descuento/Gestion: cuando remesamos un efecto, en función del tipo de cobro de la remesa, el efecto cambia a uno de estos dos estados
• Impagado: cuando registramos un impagado el efecto cambia a este estado

Esta clasificación en estados nos permite obtener informes filtrando por esta condición.
La pantalla de Control de cobro también nos permite filtrar por Estado.

Tipo de remesa

Como recordatorio, el Tipo de Remesa es una clasificación de los efectos según el tipo de documento con el que los cobramos. Ejemplos de tipos de remesa: Efectivo, Pagaré, Recibo domiciliado, etc.
Esta clasificación permite gestionar de forma más eficiente los cobros y pagos, ya que los diferentes tipos de documentos suelen conllevar tratamientos y gestiones separados.

Hemos incorporado una mejora en la emisión de informes y documentos que es muy interesante y útil para el usuario.

Se ha añadido una nueva opción de destino, Enviar por eMail que permite enviar directamente desde la aplicación el documento que se está emitiendo.

Envío integrado

En envío del mail queda integrado en la propia aplicación, existiendo 2 modos de envío:

• Envío directo: la aplicación usa el protocolo SMTP para enviar el email directamente a través del servidor de correo configurado.
  Es preciso configurar el servidor SMTP para que la aplicación pueda usarlo.
• Outlook: el programa se envía a través de Microsoft Office Outlook.
  Si habitualmente utilizas Outlook como su programa de correo, esta es la mejor opción ya que te permite aprovechar toda la potencia de Outlook y además los eMails enviados quedan registrados en la carpeta de correo enviado para futuras consultas.

Integración con Outlook

Al seleccionar modo de envío Outlook el programa automáticamente crea un nuevo mensaje de Outllok y traspasa la dirección del destinatario y el documento como fichero adjunto:

Manual de usuario

Puedes consultar el manual de configuración y uso del envío de mails en el siguiente documento.

También está disponible en la carpeta de Artículos Técnicos de la sección de Soporte...Documentos de la web.

Se aproxima el final del ejercicio actual, y queremos informarte de las 2 alternativas a las que puedes optar, para que puedas seleccionar la que más te interesa.

La aplicación Productor incorpora soporte Multi-Empresa, es decir, permite tener abiertas diferentes empresas, con gestiones completamente independientes.

Siempre que sea técnicamente posible, te recomendamos continuar con la empresa actual, de forma que puedas disponer de la información de varios ejercicios disponible sin necesidad de cambiar de empresa.

Si trabajas con base de datos Access, el límite de tamaño de la base de datos recomendable es de 300.000 KB (una vez reparada y compactada).
Si tu base de datos excede este tamaño entonces tendrás que optar por realizar el cierre de ejercicio.
Puedes consultar el tamaño de la base de datos realizando el proceso Reparar y compactar base de datos, disponible desde el menú Utilidades de la aplicación.

En este artículo técnico está explicado detalladadamente el proceso.

(Sólo Productor Aluminio / Productor PVC)

Existe una configuración que permite activar/desactivar el redibujado automático en edición de línea.
Cuando está activo, el programa va actualizando el dibujo de la ventana conforme indicamos sus características: medidas, serie, vidrio, color, compacto, tapajuntas, ...

Esto puede ser interesante para observar la ventana conforme la configuramos.
Pero tiene el inconveniente de enlentecer la Edición de Linea.

Si el rendimiento es un factor importante, puedes desactivar el redibujado automático.
Para ello, accede a Ficheros... Artículos... Otros... Configuración Curvas y Diseño y desmarca la casilla Actualizar Dibujo automáticamente al modificar elementos, en el cuadro Edición de Línea.

El 1 de julio de 2010 entra en vigor el cambio de los tipos de IVA.

Como ya adelantamos en abril, hemos incorporado a las aplicaciones Productor herramientas y opciones para que el cambio sea un proceso sencillo y suponga muy poco trabajo de configuración y gestión.

Manual de usuario

También hemos preparado un manual que explica las nuevas opciones y herramientas disponibles, y detalla cómo realizar el cambio en los tipos de IVA.
Puedes acceder al manual en la sección Soporte/Documentos/Artículos Técnicos de nuestra web o bien descargarlo directamente mediante este enlace.

Modificaciones

La principal novedad es el mantenimiento de tipos de IVA, que nos permite de forma centralizada modificar los %IVA que se aplican a los clientes/proveedores.
Está disponible desde Ficheros...Otros...Tipos de IVA.

Resumen del proceso

En el manual está explicado de forma detallada y se ofrecen otras alternativas, pero para que veáis lo sencillo del proceso de cambio, consiste básicamente en:

• Actualizar el programa a la versión 19.56 o posterior
• Facturar los albaranes pendientes el 30/6/2010 con %IVA = 16%
  (también puedes facturarlos después del 1/7/2010 con los nuevos %IVA, consulta el manual)
• Modificar los %IVA en el mantenimiento de tipos de iva (Ficheros...Otros... Tipos de IVA)
• Actualizar el %IVA a los documentos pendientes: Presupuestos y Pedidos pendientes
  Desde Ventas...Utilidades...Actualizar documentos

Los Registros Desactivados son una nueva característica muy interesante de las aplicaciones Productor.

Permiten desactivar registros que ya no utilizamos para evitar molestias y equivocaciones a los usuarios.

Ya existe un artículo técnico publicado en uno de los boletines de noticias anteriores, pero pensamos que esta característica es muy importante y útil para los usuarios y queremos darle más visibilidad incluyendo esta entrada en el blog técnico.

Puede descargar este artículo en PDF mediante este enlace.

Los registros que pueden desactivarse son:

• Clientes
• Proveedores
• Acabados
• Artículos
• Acreedores
• Trabajadores.

Ocurre en muchas ocasiones que un registro ya no deseamos volverlo a utilizar, pero no es posible eliminarlo porque tiene información relacionada (documentos de compras o ventas).
Para solucionar esta problemática hemos desarrollado la herramienta de Registros Desactivados.

Una vez desactivado un registro ya no aparece en las búsquedas ni en la lista inicial de registros del formulario correspondiente.

Niveles de desactivación

Existen 3 niveles de desactivación, configurables para cada registro:

• Desactivar Búsquedas
  El registro no aparecerá en la pantalla de búsquedas (al usar el botón de la lupa)
• Desactivar Introducción Manual
  El usuario no podrá introducir el código del registro directamente cuando se le solicita en cualquier pantalla de la aplicación.
  Ejemplo: si desactivamos el cliente 00003, el usuario no podrá introducir directamente el código 00003 en la pantalla de presupuestos.
• Desactivar en Lista de Registros
  El registro no aparecerá en la lista de registros inicial del formulario correspondiente.
  Ejemplo: si desactivamos el cliente 00003, éste cliente no aparecerá en la lista del mantenimiento de clientes (Ficheros…Clientes…Clientes)

Cómo desactivar registros

La herramienta para gestionar los registros desactivados está en Utilidades…Registros desactivados.

Se compone de dos pestañas:

1. Registros Desactivados

Muestra una lista de los registros desactivados actualmente.

El desplegable Tabla permite filtrar la lista de registros desactivados, para mostrar solamente los registros desactivados de una tabla concreta (clientes, proveedores, etc.)

El botón Editar permite modificar la configuración del registro desactivado seleccionado actualmente.

El botón Eliminar elimina el registro desactivado seleccionado actualmente, es decir, el registro deja de estar desactivado.
Esta acción no afecta en nada más al registro original.

2. Desactivar Registro

Para desactivar un nuevo registro, acceda a la pestaña Desactivar Registro.

Seleccione la tabla correspondiente (Clientes, Proveedores, Artículos, etc.)

Indique el código del registro a desactivar, o bien utilice la búsqueda para localizarlo.

Marque las opciones de desactivación deseadas:

• Desactivar búsquedas
• Desactivar Introducción Manual
• Desactivar en Lista de Registros

Mostrar registros desactivados en la Lista de Registros

En alguna ocasión puede interesar mostrar en la lista de registros inicial los registros que han sido desactivados.

Para este propósito existe el botón Mostrar/Ocultar registros desactivados en la lista de registros:

Permisos para mostrar/ocultar registros desactivados

Si dispone del módulo de Control de Acceso de Usuarios, puede configurar los usuarios que tienen acceso al botón de mostrar/ocultar registros desactivados.

Puede configurar este permisos en la pestaña de Permisos, en la rama Otros Elementos…Registros Desactivados, configurando Acceso o No Acceso, según corresponda.

En la versión 19.56 introducimos una mejora en las pantallas de búsqueda que aportan las siguientes ventajas:

• Más potencia de búsqueda
• Menos pasos (clicks y teclas) para conseguir localizar el registro buscado (= mayor productividad)
• Mayor rendimiento al mostrar los resultados
• Más velocidad al cargar el formulario de búsqueda

1. Búsqueda de Artículos

En la búsqueda de artículos se ha hecho una pequeña reestructuración de sus elementos.

Al acceder a la búsqueda de artículos, el cursor se sitúa directamente en el campo Descripción para poder escribir las palabras que desea buscar en la descripción de los artículos.

Nuevo filtro Descripción:

El filtro Descripción pasa de tener dos campos a tener solo uno.
En este campo puede escribir tantas palabras como desee y el programa irá filtrando dinámicamente por todas ellas según las vaya escriba.
La opción Y/O le permitirá elegir la condición de búsqueda de las palabras, si elige “Y” obligará a que todas las palabras escritas deban existir en la descripción, en cambio si elige “O” simplemente será necesario que una de las palabras escritas exista en la descripción.

Ejemplo 1: Todas las palabras
En este ejemplo buscamos las descripciones con las palabras “TAPAJUNTAS” y “60”. Se observa que solo aparecen 3 artículos:

Ejemplo 2: Cualquiera de las palabras
Si queremos que aparezcan los artículos que tengan en su descripción cualquiera de las dos palabras, entonces cambiamos la opción Y/O:

Ejemplo 3: Palabras exactas
Otra opción es buscar unas palabras exactas, para ello las escribiremos entre comillas:

2. Búsqueda general

Para cualquier otra búsqueda que no sea la de artículos, se aplica la búsqueda general.

El cambio introducido en esta herramienta es similar al de la búsqueda de artículos, en lugar de existir dos campos para filtrar palabras, existe un único campo donde podemos escribir cualquier número de palabras.

Mediante el combo Y/O podemos seleccionar si queremos "todas las palabras" o "cualquier palabra".

Tal como se ha explicado para la búsqueda de artículos, si entrecomillamos el texto, significa "palabras exactas".

El 1 de julio de 2010 entra en vigor el cambio de los tipos de IVA.

Hemos incorporado a las aplicaciones Productor herramientas y opciones para que el cambio sea un proceso sencillo y suponga muy poco trabajo de configuración y gestión.

También hemos preparado un manual que explica las nuevas opciones y herramientas disponibles, y detalla cómo realizar el cambio en los tipos de IVA.
Puedes acceder al manual en la sección Soporte/Documentos/Artículos Técnicos de nuestra web o bien descargarlo directamente mediante este enlace.

La principal novedad es el mantenimiento de tipos de IVA, que nos permite de forma centralizada modificar los %IVA que se aplican a los clientes/proveedores.
Está disponible desde Ficheros...Otros...Tipos de IVA.